Gestão e Administradoras

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Por conta das inúmeras complicações corriqueiras, a administração de um condomínio exige muita dedicação e trabalho. E devido ao fato do síndico normalmente exercer outra atividade em paralelo com a gestão condominial, esta muitas vezes pode ficar prejudicada.

Com todas as exigências tributárias, trabalhistas, contábeis e burocráticas que se impõe aos condomínios, um síndico “amador” também pode proporcionar riscos de prejuízo ao condomínio. Nesses casos a contratação de uma administradora de condomínios pode ser uma alternativa.

Neste post, conheça as principais ponderações sobre as administradoras de condomínios.

Funções e responsabilidades da administradora de condomínio

A administradora embora seja uma empresa especializada, depende de aprovação do síndico, ou de contrato anteriormente estabelecido e assinado pelo mesmo para quaisquer ações e tomadas de decisão. Dessa forma, tudo o que a administradora faz é de responsabilidade do síndico.

Caso o condomínio não possua nenhum condômino para o cargo de síndico a administradora pode auxiliar na contratação de um síndico profissional, que é um prestador de serviço, de forma que irá trabalhar em conjunto com a administradora. A empresa contratada também pode dar assistência na contratação de outros prestadores de servidores, auxiliando orçamentos, entrevistas e na elaboração de contratos.

Dentre outras funções, a contabilidade do condomínio também passa a ser responsabilidade da administradora, junto com a realização de cobranças, e a gestão da inadimplências existentes no condomínio. A prestação de suporte jurídico para os síndicos, também pode ser disponibilizada, com aconselhamentos e auxílio de um advogado nos processos jurídicos.

A contratação de uma administradora de condomínio

O primeiro passo é fazer a convocação de uma assembleia para discussão e aprovação da proposta. Se ao final obtiver uma resposta positiva, o próximo passo é pesquisar e orçar, no mínimo três empresas de administração de condomínios. Antes da contratação, também é necessário averiguar as procedências da empresa, para que o condomínio não caia em nenhum golpe.

Caso a situação for de troca da administradora, devem ser consideradas as regras estipuladas no contrato e ainda constar a aprovação de troca em assembleia, sendo ainda necessária a notificação de rescisão de contrato.

O contrato

Atualmente, existem inúmeros serviços que uma administradora pode oferecer e que devem ser especificadas no contrato. Contudo, quanto mais serviços prestados pela administradora, maior será o valor do contrato.

Tendo isso em vista, uma prática comum nos condomínios é a chamada co-gestão que acontece quando se faz contratação de uma administradora apenas para resolver os problemas burocráticos, referente a parte contábil e fiscal. Uma das vantagens da co-gestão é a taxa inferior, se comparada a gestão condominial completa.

O tipo de conta e o acesso a ela também devem ser analisados com cuidado. Na conta do tipo pool, todo o dinheiro do condomínio contratante a fica em uma única conta em conjunto com outros edifícios que a empresa administra, de forma o acesso e a movimentação são feitos pela administradora, sendo assim o síndico não tem controle da movimentação por meio dos extratos, apenas por relatórios criados pela empresa contratada e assim aumentado o riscos de fraudes.

Na do tipo conta vinculada, apenas o síndico tem controle sobre as movimentações, limitando o acesso da administradora o que muitas vezes pode gerar problemas de pagamentos. Nesses casos, pode-se providenciar uma procuração onde se permite à administradora a emissão cheques da conta, por conta disso, essa modalidade de conta pode gerar mais taxas bancárias, proporcional ao número de transações e valores.

Fiscalização

O monitoramento da administradora pode ser feito pelo próprio síndico e também conselho fiscal, que devem acompanhar todas as movimentações e contratos feitos pela empresa em nome do condomínio, que vão desde as cobranças, balancetes mensais e até alvarás.

Atenção redobrada nos relatórios oferecidos pela empresa contratada e os documentos oferecidos por ela, estes podem conter valores diferentes das despesas mensais do condomínio, e podem indicar riscos de golpe.

Vale ressaltar, que mesmo que a empresa contrata para gerenciar o condomínio, as irregularidades cometidas pela mesma continuam sendo de responsabilidade do condomínio, por isso, é tão importante à fiscalização.

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